1).Pengertian peralatan kearsipan
peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kersipan.peralatan pada umumnya tahan lamakarena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam,kayu,alumunium,besi,plastic,dan sebagainya.
2).Macam-macam peralatan kearsipan,yaitu:
1. Filling cabinet
adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci.Setiap laci dapat menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.
2. Rotary
adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar,sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak memakan banyak tenaga.
3. Lemari Arsip
Guna lemari arsip adalah untuk menyimpan arsip yang terbih dulu dimasukkan ke dalam map,snelhechter ataupun ordner.Penyususnan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam orner.
4. Brief Ordner
adalah Lipatan karton/plastic tebal dengan punggung lebih kurang 5 cm dilengkapi dengan besi penjepit di dalamnya.Arsip yang disimpan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan perforator ordner disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip secara lateral.
5. Map Arsip
adalah lembaran kertas/plastic tebal yang dilipat digunakan sebagai tempat untuk meletakan arsip yang akan disimpan.Map terdiri dari:
· Stop map folio
yaitu map yang memiliki daun penutup pada bagian sisi-sisinya sebagai alat untuk mengamankan surat yang ada di dalamnya agar tidak mudah jatuh.
· Folder (map tanpa daun)
folder tersebut ada dua macam:
Ø Folder bergantung,yaitu folder yang dilengkapi dengan besi bergantung, sehingga mudah dipasang pada laci bergawapada filling cabinet.
Ø Folder biasa,yaitu folder yang memiliki tab di atasnya tetapi tidak dilengkapi dengan besi bergantung
· Snelhechter
Map ini dilengkapi dengan besi/plastic penjepit didalamnya sehingga arsip yang disimpan di dalamnya tidak mudah jatuh.
· Portepel
yaitu map yang dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang disimpan.
6. Guide
adalah sekat petunjuk terbuat dari karton dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebu TAB.
7. Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas
8. Perforator
adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
9. Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
10. Kotak/box
kotak/box arsip ini berukuran 38 x 20 x 27 cm atau 38 x 10 x 27 cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in-aktif atau statis,Arsip terlebih dahulu
disimpan di dalam folder biasa,selanjutnya folder-folder tersebut diatur secara vertical.
11. Alat sortir
Rak yang berupa kotak-kotak digunakan untuk menyortir/menggolongkan arsip-arsip sebelum disimpan.
12. Kotak/Almari kartu
kartu kendali,kartu indeks dan kartu-kartu lainnya tidak boleh disimpan secara sembarangan,seperti arsip,kartu ini juga harus disimpan secara sistematis,sehingga akan mudah untuk ditemukan kembali.
13. Ticker File
adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran tanggal (31 buah) bulan (12 buah) dan tahun.Ticker ini digunakan untuk menyimpan lembar disposisipinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki tanggal jatoh tempo.
3).jenis jenis perlengkapan kearsipan
Dalam pemilihan perlengkapan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Kriteria pemilihan perlengkapan adalah sebagai berikut.
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
g. Bentuk organisasi
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Ada beberapa jenis perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, yaitu :
a. Lembar disposisi
Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat
b. Kartu kendali
Berguna sebagai alat pencatat surat, alat pencari/pelacak untuk dapat menentukan/ menetapkan lokasi dan tempat suratdan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting.
Kartu kendali dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. kartu kendali terdiri atas 3 lembar, yaitu :
1) Kartu kendali lembar pertama berwarna putih
2) Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
3) Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah
c. Kartu tunjuk silang
Kartu ini hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu tunjuk silang ini dituliskan/dicatatkan dimana surat dismpan.
d. Kartu/Lembar Pinjam Arsip
Kartu/lembar ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Seorang pejabat yang akan meminjam arsip harus mengisi/mencatat pada kartu /lembar yang dimaksud. Lembar ini dipergunakan untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.
Kartu ini dibuat rangkap 3 masing-masing untuk :
1) Disertakan pada surat yang dipinjam
2) Tinggal pada piñata arsip (sebagai arsip pengganti sementara)
3) Pada berkas pengingat, ukurannya sama dengan kartu kendali
e. Lembar Penerus
Lembar ini berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah.
f. Kotak Penyimpanan/Pengingat (Ticker File)
Kotak yang dimaksud merupajan kotak berukuran sedang artinya cukup untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar penunjuk silang, kartu/lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. Kotak ini pula yang berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip.
g. Map Gantung
Map semacam ini merupakan map khusus yang memakai gantungan, untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi himpunan arsip mengenai satu persoalan permasalahan tunggal. Map folder merupakan bentuk fisik dari file atau berkas.
Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan tittle file yang menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya verukuran panjang 8-9 cm, dan lebar 2 cm.
h. Guide
Guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalah, dan sub masalah.
Bentuk guide yaitu segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm. Ukurannya yaitu panjang 33-35 cm, tinngi 23-24 cm. guide mempunyai tab atau bagian menonjol diatasnya.
i. Perlengkapan Lain
Yang dimaksud perlengkapan lain adalah :
1) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan, dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan perlunya.
2) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera, amat segera)
3) Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain
j. Perlengkapan Perabot
Perlengkapan perabot berupa :
1) Filling cabinet
2) Rak arsip
3) Kotak arsip, dll
Perlengkapan Peralatan Arsip
Dalam pemilihan perlengkapan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Kriteria pemilihan perlengkapan adalah sebagai berikut.
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
g. Bentuk organisasi
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Ada beberapa jenis perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, yaitu :
a. Lembar disposisi
Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat
b. Kartu kendali
Berguna sebagai alat pencatat surat, alat pencari/pelacak untuk dapat menentukan/ menetapkan lokasi dan tempat suratdan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting.
Kartu kendali dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. kartu kendali terdiri atas 3 lembar, yaitu :
1) Kartu kendali lembar pertama berwarna putih
2) Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
3) Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah
c. Kartu tunjuk silang
Kartu ini hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu tunjuk silang ini dituliskan/dicatatkan dimana surat dismpan.
d. Kartu/Lembar Pinjam Arsip
Kartu/lembar ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Seorang pejabat yang akan meminjam arsip harus mengisi/mencatat pada kartu /lembar yang dimaksud. Lembar ini dipergunakan untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.
Kartu ini dibuat rangkap 3 masing-masing untuk :
1) Disertakan pada surat yang dipinjam
2) Tinggal pada piñata arsip (sebagai arsip pengganti sementara)
3) Pada berkas pengingat, ukurannya sama dengan kartu kendali
e. Lembar Penerus
Lembar ini berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah.
f. Kotak Penyimpanan/Pengingat (Ticker File)
Kotak yang dimaksud merupajan kotak berukuran sedang artinya cukup untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar penunjuk silang, kartu/lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. Kotak ini pula yang berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip.
g. Map Gantung
Map semacam ini merupakan map khusus yang memakai gantungan, untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi himpunan arsip mengenai satu persoalan permasalahan tunggal. Map folder merupakan bentuk fisik dari file atau berkas.
Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan tittle file yang menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya verukuran panjang 8-9 cm, dan lebar 2 cm.
h. Guide
Guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalah, dan sub masalah.
Bentuk guide yaitu segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm. Ukurannya yaitu panjang 33-35 cm, tinngi 23-24 cm. guide mempunyai tab atau bagian menonjol diatasnya.
i. Perlengkapan Lain
Yang dimaksud perlengkapan lain adalah :
1) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan, dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan perlunya.
2) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera, amat segera)
3) Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain
j. Perlengkapan Perabot
Perlengkapan perabot berupa :
1) Filling cabinet
2) Rak arsip
3) Kotak arsip, dll
1.Jenis dokumen yang disimpan.
2.Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.
3.Kebutuhan ruangan.
4.Pertimbangan keamanan
5.Biaya peralatan
6.Biaya operasional penyimpanan
7.Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
5).cara penggunaan peralatan kearsipan
1. Alat Sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
3. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
4. Kartu Index
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan
5. Filing cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci.
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci.
6. Tickler file
Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
No comments:
Post a Comment