1. Pengertian Surat
Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk
adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal
dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah
surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Surat sebagian
besar berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun
tebal. Di dalam surat terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan
kepentingan masing-masing. Contoh surat dinas (surat yang dikirimkan oleh
kantor pemerintah) adalah surat tugas, surat keputusan, dan surat rekomendasi.
Contoh surat niaga (surat dagang) adalah surat penawaran dan surat pesanan.
Semuanya dapat digolongkan ke dalam suratsurat penting. Bahkan ada yang
sifatnya vital, yang tidak boleh hilang untuk seumur hidup karena apabila
hilang akan mengalami kesulitan. Misalnya, ijazah, akta, dan surat tanah. Oleh
sebab itu, supaya surat-surat tersebut tidak hilang/rusak, maka sangat
diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang
surat-surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat
diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.
Setiap kantor
dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat,
2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Setiap kantor tentu saja berbeda
jumlah suratnya. Semakin besar kantor tersebut, maka semakin banyak surat yang
harus ditangani setiap harinya. Dapat dibanyangkan apabila suatu kantor setiap
harinya menangani surat dalam jumlah ratusan, misalnya 1 hari 500 surat, berarti
dalam 1 minggu kurang lebih 2.500 surat yang ditangani, dalam sebulan kurang
lebih 10.000 surat, dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 1.200.000 surat. Jumlah
yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat
merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
1. surat
dan informasinya bisa hilang;
2. kantor
menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata;
3. surat
sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
Sementara itu,
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara
lain: 1. surat akan tercatat dengan baik;
2. prosedur
penanganan surat jelas;
3. surat
akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan;
4.
rahasia akan terjaga.
2. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelanggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
a. Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat,
yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani
administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani
surat keluar atau surat masuk. Unit ini mempunyai beberapa pekerja yang
bertugas untuk menangani satu bidang pekerjaan (juru), seperti juru terima
surat, juru catat, dan juru simpan. Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga
pemerintahan atau BUMN. Namun, tidak menutup kemungkinan ada beberapa lembaga
swasta yang menggunakan pola ini.
b. Pola Desentralisasi
Pola ini mempunyai
ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada
kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor
ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu
oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing. Pola ini
banyak dianut oleh perusahaan swasta, karena lebih efisien dan lebih cepat
dalam penanganan administrasinya.
3. Sistem Pengurus Surat
Pengurus surat
(surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu
sebagai berikut.
1. Sistem buku
Agenda (sistem tradisional).
2. Sistem
Kartu Kendali (sistem pola baru modern).
3. Sistem
Takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI.
Di Indonesia,
sistem buku agenda dan sistem kartu kendali banyak digunakan oleh suatu instansi atau
perusahaan, ada yang menggunakan sistem
buku agenda dan ada yang menggunakan kartu kendali. Namun, memang yang
paling banyak digunakan adalah sistem buku
agenda, kalau pun ada yang menggunakan sistem kartu kendali itu pun terbatas di
lingkungan kantor pemerintahan tertentu saja yang biasanya volume surat
menyuratnya sangat tinggi. Sistem buku
agenda sudah ada sejak zaman pemerintahan Hindia belanda sebagai pengganti dari
sistem Kaulbach yang telah digunakan
sebelumnya. Sementara itu, sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971
yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI
(Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga
Administrasi Negara). Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada
di sistem buku agenda, dimana pada
sistem buku agenda pencatatan hanya bisa
dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama
dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat
dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan bisa
ribuan. Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh
beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat,
dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
4.
Pengurusan Surat
Masuk Sistem Buku Agenda
Prosedur pengurusan
surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut.
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat
dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis (receptionist). Bahkan
ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis
juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip. Karena tempat
mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah
yang sering kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan
setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti
pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah
alamat. Jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada
petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan
kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi. b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat
yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut
kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih
lanjut.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan agenda. Ada beberapa macam buku
agenda yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku
agenda verbal (surat keluar), dan
buku agenda berpasangan.
1)
buku agenda surat masuk bahan ajar
ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.
Contoh:
|
No. |
Tanggal Terima |
Terima Dari |
Tanggal
& No. Surat |
Perihal |
Lampiran |
Diteruskan Kepada |
Keterangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2)
buku agenda verbal (surat keluar) bahan ajar
ini digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan
kepada pihak lain.
Contoh:
|
No. |
Nomor Surat |
Tanggal Surat |
Dikirim Kepada |
Perihal |
Lampiran |
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3)
buku agenda berpasangan buku ini digunakan
untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan
menjadi satu.
Contoh:
|
No |
Tanggal Terima/Kirim |
Tanggal
& No. Surat |
M/K |
Dari/Kepada |
Perihal |
Lampiran |
Keterangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Stempel Agenda Contoh:
|
Tanggal Diterima |
: 5 Januari 2009 |
|
No. Agenda |
: 2 |
|
Tanggal Diteruskan |
: 5 Januari 2009 |
|
Tanda Tangan |
: (diisi dengan tanda tangan agendaris) |
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan
oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap
penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar
disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Contoh:
Format Lembar
Disposisi
|
DISPOSISI Indeks :
Rahasia : Penting
: Biasa : |
|
Kode : Tanggal
Penyelesaian : |
|
Tgl/No. : Asal : Isi Ringkas : |
|
Instruksi:
Diteruskan Kepada : 1.
2.
3. |
|
Sesudah
digunakan harap segera kembali : Kepada : Tanggal : |
Keterangan :
Baris 1, 2, 3, dan 5 diisi oleh
sekretaris
Baris 4 diisi oleh pimpinan
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap
orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut
diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus
menandatangani bukti penerimaan di
buku ekspedisi intern. buku
ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1) buku ekspedisi intern adalah buku
yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman distribusi surat
yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2) buku ekspedisi ektern adalah buku
yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat
kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:
Format buku Ekspedisi
|
No. |
Tanggal
Kirim |
Tanggal
& No. Surat |
Perihal |
Ditujukan
Kepada |
Nama
Penerima |
Tanda Tangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah
selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha
untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, sepeti sistem
abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
5. Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak
tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem
ini banyak diterapkan di instansi pemerintahan yang volume kegiatan
persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk
pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali adalah
sebagai berikut.
• Sebagai
alat pengendali surat masuk dan keluar.
• Sebagai
alat pelacak surat.
• Sebagai
arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
• Sebagai
pengganti bahan ajar agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungannya menggunakan
kartu kendali adalah sebagai berikut.
• Lebih
efisien.
• Dapat
membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
• Menghilangkan
pencatatan yang berulang.
• Mudah
melacak lokasi surat yang sedang diproses.
• Memudahkan
penyusunan arsip.
• Memudahkan
inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu pula diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut
hanya surat masuk atau surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk
surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Begitu pula dengan surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat
rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.
Kategori surat penting adalah
sebagai berikut.
• Jika
surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau
surat lainnya.
• Surat
tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi
yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga
kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan
menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah
sebagai berikut.
• Kalau
surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
• Surat
tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi
yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. Jika
petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka
dinyatakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah
sebagai berikut.
• Surat
bersampul lebih dari satu sampul surat.
•
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
6. Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu
Kendali
a. Penerimaan surat
Sebelumnya telah
dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan
keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih
memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu
unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai
dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat
dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga
unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai
berikut.
1. Menerima
surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
2. Menyortir
surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat
rahasia.
3. Menyerahkan
surat tersebut ke pencatat surat.
4. Menerima
surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b. Pencatatan surat
Surat yang diterima oleh pencatat
dinilai tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia.
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:
a.
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat
biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
b.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah
surat. Contoh format kartu kendali
|
Indeks - Subyek |
Kode : |
Tanggal
: No Urut
: M/K : |
|
|
Perihal
: |
|
|
|
|
Isi Ringkas : |
|
|
|
|
|
|||
|
Lampiran
: |
|||
|
Dari
: |
Kepada |
||
|
Tanggal :
No Surat : |
|||
|
Pengolah
: |
Paraf : |
||
|
Catatan : |
|
||
Kartu kendali
berukuran 10 cm x 15 cm, biasanya dicetak menggunakan carbon copy dengan warna yang berbeda (putih, kuning, merah)
Kolom kartu kendali
-
Indeks
Diisi
indeks surat
-
Kode
Diisi
kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
-
Tanggal
Diisi
tanggal terima surat
-
No urut
Diisi
nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
-
M / K
Diisi
apakah surat masuk atau surat keluar
-
Perihal
Diisi
hal surat
-
Isi ringkasan
Diisi
ringkasan surat
-
Lampiran
Lampiran
surat
-
Dari
Alamat
pengirim surat kalau merupakan surat masuk
-
Kepada
Alamat
yang dikirimi surat untuk surat keluar
-
Tanggal surat
Diisi
tanggal surat
-
No surat
Diisi
nomor surat
-
Pengolah
Diisi
unit pengolah
-
Paraf
Diisi
paraf pengolah surat
-
Catatan
c. Pengarahan atau
pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan.
Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut:
1) Menerima
surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan
arah surat, kepada siapa atau unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi
kolom indeks, kode dan pengolah kartu
kendali.
4) Mengambil
kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi
sebagai pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan
kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah. d. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit Pengolah tediri dari bagian-bagian berikut.
1)
Tata Usaha unit pengolah Tugasnya:
a) Menerima
surat kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya.
b) Mengembalikan
kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip,
kartu kendali 3 melekat pada surat.
c) Membuat
dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan
2 untuk disampaikan kepada unit pengolah.
d) Menerima
kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang diisi oleh
pimpinan unit pengolah
e) Menyimpan
kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada
pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi
f) Menerima
surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah
selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut
sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai
bukti bahwa surat disimpan di unit kerasipan oleh penata arsip.
2)
Pimpinan unit pengolah Tugasnya :
a) Menerima
surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
pengolah.
b) Mengisi
lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk.
c) Menyerahkan
kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha
unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya:
a) Menerima
surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b)
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar
disposisi
c) Menyerahkan
surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah
selesai diproses/ditindaklanjuti.
e. Penyimpanan atau
penataan arsip Tugas penata arsip:
1) Menerima
kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di
kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima
surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali
2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan
surat dengan menggunakan sistem tertentu.
7. Prosedur Pengurusan
Surat Masuk Biasa
Pengurusan
surat masuk biasa menggunakan lembar lembar pengantar surat biasa. Surat biasa
tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah tetapi bisa menunggu 21
atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan
dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar
surat biasa. Karena sifatnya biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di
unit pengolah.
Contoh lembar pengantar surat
biasa
|
LEMBAR
PENGANTAR SURAT BIASA |
|
|||
|
Unit
:
Tanggal : Waktu
Penyampaian : |
|
|||
|
No. Urut |
Asal Surat |
Tanggal/Nomor |
Isi Ringkas |
Keterangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah : |
Tanggal : Pukul : |
|
||
|
Diterima : |
|
|||
Langkah-langkah pengurusan surat
masuk biasa adalah:
a. Surat-surat
masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa rangkap 2.
b. Setelah
dicatat, maka surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya.
c.
Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat
8.
Prosedur
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Dalam menangani
surat masuk rahasia hanya pimpinan yang boleh membaca surat, penyampaian
surat kepada pimpinan dalam keadaan
tertutup atau masih besampul.
Contoh lembar pengantar surat
biasa
|
LEMBAR
PENGANTAR SURAT RAHASIA |
|
|||
|
Unit
:
Tanggal : Waktu
Penyampaian : |
|
|||
|
No. Urut |
Asal Surat |
Tanggal/Nomor |
Isi Ringkas |
Keterangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah : |
Tanggal : Pukul : |
|||
|
Diterima : |
||||
Langkah-langkah pengurusan surat
masuk rahasia adalah:
a. Surat
rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
b. Pencatat
mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia
(rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
c. Pengarah
surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan
pengolah.
d. Pimpinan
unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
e.
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar
pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada pengarah arsip.
9.
Pengurusan
Surat Keluar sistem buku Agenda bahan ajar
Agenda Keluar adalah bahan
ajar yang digunakan untuk mencatat semua
surat keluar yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
BUKU
AGENDA SURAT KELUAR
|
No. |
No. Surat |
Tgl. Surat |
Dikirim Kepada
|
Perihal/Isi Ringkas |
Lampiran |
Kode Arsip
|
Keterangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda:
a. Membuat
konsep surat keluar
Pembuatan konsep surat dapat
dilakukan secara sentralisasi (dipusatkan pada unit tertentu yang menangi
kegiatan administrasi persuratan) atau desentralisasi (dibuat oleh
masing-masing unit). Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan/pimpinan atau
orang yang ditunjuk (konseptor).
b. Memberikan
persetujuan pada konsep surat
Jika surat dibuat oleh konseptor,
maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan.
c.
Mencatat surat
Konsep yang sudah mendapatkan
persetujuan pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam bahan ajar
agenda keluar untuk diregistrasi dan didaftarkan. Hal ini bertujuan
untuk mendapatkan nomor surat.
d. Mengetik
konsep surat keluar
Konsep surat yang sudah diberi nomor
surat selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik rapi.
e. Memeriksa
hasil pengetikan konsep surat
Juru tik dan konseptor harus
memeriksa hasil pengetikan surat sebelum diprint atau dicetak.
f. Menadatangani
surat
Pejabat berwenang menandatangani surat.
g. Membubuhkan
cap dinas
Surat yang sudah ditandatangani
oeleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel.
h. Melipat
surat
Surat yang asli dikirim ke alamat
yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Tembusannya
atau lembar 2 disimpan sebagai arsip.
i. Memasukan
surat ke dalam sampul surat
Gunakan kop surat juga untuk sampul
surat, cantumkan nomor surat, jika sampul tidak menggunakan kop surat harus
dibubuhkan cap dinas.
j. Mengirim
surat
Dapat dilakukan dengan melalui:
-
Kurir
-
Pos
-
Perusahaan jasa pengiriman
- E-mail
Format buku
Ekspedisi
|
No. |
Tanggal
Kirim |
Tanggal
& No. Surat |
Perihal |
Ditujukan
Kepada |
Nama
Penerima |
Tanda Tangan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
k. Menyimpan surat
Surat yang
asli dikirim kepada alamat penerima, sedangkan tembusan atau lembar ke 2
disimpan sebagai arsip menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
10. Prosedur
Pengurusan Surat Keluar Penting Sistem Kartu Kendali
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan juga dapat dilakukan oleh unit
pengolah asalkan kartu kendali lembar I
dan kartu kendali lembar II diserahkan ke unit kearsipan, maksudnya unit
kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah diproses di unit
pengolah.
Langkah-langkah
pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
1) Unit
pengolah
Tugas tata usaha unit pengolah:
- Mengisi
kartu kendali rangkap 3
- Kartu
kendali lembar III di tinggal di tata usaha unit pengolah
-
Kartu kendali putih dan kuning atau lembar I dan
II beserta surat asli dan tembusan di serahkan ke pencatat (unit
kearsipan)
2) Pencatat
Tugas pencatat adalah :
- Meneliti
kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
-
Memberi stempel instansi pada surat, serta
menyiapkan sampul/amplopnya, dan di teruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim
ke alamatnya.
-
Kartu kendali lembar 1 di sampaikan ke pengarah
untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control.
-
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat
beserta kartu kendali lembar ke 2 yang telah di paraf dan di kembalikan ke unit
pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
-
Kartu kendali lembar 2 tadi akhirnya di serahkan
ke pinata arsip untuk disimpan ke pengganti surat.
3) Pengarah
Tugas pengarah adalah:
- Menerima
surat dan mengisi kartu kendali pada bagian indeks dan kode.
-
Menyimpan kartu kendali dan meneruskan surat
asli, tindakan. Kartu kendali 2 dan 3 di teruskan ke petugas pengirim surat
4) Pengirim
Pengirim tugasnya:
-
Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali 2 dan 3
- Memberi
cap pada surat asli dan tindasan
-
Melipat surat asli kemudian di masukkan kedalam
amplop, tindasan dan kartu kendali 2diteruskan kepada penata arsip
5) Penata
Penata, tugasnya menerima kartu kendali
yang sudah diparaf oleh unit pengolah (kartu kendali 2), kartu kendali 3 di
simpan. Dan kartu kendali 2 diserahkan kepada unit pengolah.
Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa sistem Kartu Kendali
Untuk memproses surat keluar yang bersifat biasa atau rutin
hampir sama dengan surat biasa.
1) Tugas
unit pengolah :
-
Mencatat surat dengan meggunakan lembar
pengantar rangkap 2.
-
Kemudian diteruskan kepada pencatat surat.
2) Pencatat
tugasnya :
-
Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar.
-
Diberi tindasan dan lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
-
Lembar pengantar
1,disimpan sebagai bukti bahwa surat telah disanpaikan.
-
Memasukan surat asli ke dalam amplop,disampaikan
kepada bagian expedisi untuk dikirimkan
sesuai dengan alamat yang dituju.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Biasa
11. Pengurusan Surat Keluar Rahasia sistem
Kartu Kendali Untuk memproses surat
keluar rahasia, perlu lembar pengantar
dua lembarPengantar Surat Rahasia. Caranya, yaitu sebagai berikut :
1) Surat
rahasia tidak diketik oleh petugas TU
atau sekretaris, tetapi dibuat dan diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian
diberi cap dan nomor oleh unit pengolah.
2) Disampul
dan disertai 2 lembar pengantar surat rahasia untuk diteruskan kepada bagian
pengirim surat.
3) Petugas
pengirim surat memberi paraf, lembar pengatar
1 diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan.
Sedangakan lembar pengantar 2 disimpan di bagian pengirim surat.
LP = Lembar Pengantar
12. Mengelola Surat Yang Penting Dan Harus
Diterima Pada Hari Yang Sama
Ada berbagai
macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat
niaga, atau surat rahasia. Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti
pada hari yang sama, maka surat tersebut dikategorikan sebagai sebagai surat
penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama,
identifikasilah surat-surat tersebut beerdasarkan pengirim surat, tujuan surat,
dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan
berilah tanda khusus/kode pada surat tersebut.
Langkah-langkah penangan surat penting adalah sebagai
berikut:
1) Penerimaan surat
Ketika surat
penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat
disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca
dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisahpisahkan menurut jenisnya,
agar terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.
Jenis surat dapat dipisahkan
menjadi tiga kelompok, yaitu:
a.
Surat bisnis
-
Surat yang dikelompokkan penting, misalnya surat
dari cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
-
Surat kelompok utama adalh surat-surat
beerharga, surat kontrak/perjanjian jual beli surat-surat bersampul berjendela.
Untuk surat-surat seperti ini berilah tanda (*) di belakang alamat. Apabila
alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini
untuk mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.
b.
Surat-surat pribadi
Untuk mengelola
surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu mempunyai cara tersendiri.
Apabila jumlah yang diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat
sangat penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan kepada yang
berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank, deposito,
surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah
ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian
diserahkan kepada pimpinan.
c.
Surat-surat iklan
Surat-surat
iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka ragam, baik
mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas perlu sekali selektif
jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini biasanya disampaikan
kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.
2. Pembukaan surat
Setelah meneliti
surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut satu per satu. Untuk
menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat
pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat turun
ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus memeriksa
dengan teliti, ada tau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Bila ada
lampiran, gabungkan dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip).
Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut
waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat yang tertera
pada sampul, maupun alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya
diperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal,
cantumkan tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat itu. Dengan
demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas
member stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong.
Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu dicatat
ke dalam buku agenda surat masuk.
3. Penyortiran surat
Setelah surat
dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dipisahkan menurut
penerimanya, yaitu: a. surat untuk pimpinan;
b. surat
untuk bagian yang lain di kantor;
c. surat-surat
yang memerlukan perhatian sekretaris;
d. surat-surat
lainnya.
Hal
yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
1)
Ada tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat
sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat
tersebut.
2) Perlu/tidaknya
penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor.
Kalau memang perlu, sampaikan segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.
3) Ada/tidaknya
lampiran surat yang dibaca. Jika lampiran hilang, masukkanlah surat itu ke
dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus
diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
4) Ada/tidaknya
tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada hendaknya membuat
catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.
Berikut adalah bentuk catatan
tersebut:
|
Nama Pengirim |
Tanggal Surat |
Macam Barang |
Tanggal Pengiriman |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5)
Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas
waktu balasan surat, laporan-laporan juga hal-hal lain, perlu dicatat oleh
sekretaris. Hal yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat
pertemuan, untuk mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.
4. Pembagian surat
a. Surat-surat untuk pimpinan
Surat-surat
untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah berada di
atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin
dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor. Masukan
surat ke dalam map dan susunlah menurut kepentingannya, yang paling penting
letakan paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang
melaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti tanggung jawab Anda lebih
besar. Ha-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut:
1) Persiapkan
segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu pimpinan Anda
menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera
memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.
2) Apabila
pimpinan Anda tidak menelepon ke kantor, teleponlah atau kirimkan surat melalui
jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada
sesuatu hal yang sangat penting dan
mendesak
3) Jika
sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkan kepadanya salinan surat yang
memerlukan perhatiannya.
4) Kalau
sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkan mana yang perlu
ditelaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.
b.
Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor
Masing-masing
kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian surat antarbagian.
Gunakanlah buku ekspedisi intern untuk
memudahkan pengawasan.
c.
surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor,
jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah
untuk mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang bertujuan
memberitahuakan bahwa suratnya sudah diterima.
No comments:
Post a Comment