MEMAHAMI ARSIP DAN KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip

Dalam kehidupan sehari-hari dikenal istilah arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping.  Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian sebagai berikut :

a. Arsip. Pengertiannya dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :

1)            Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche” berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian

dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2)

2)            Pendapat Para Ahli rsiparis Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913)  dan R. Fruin (1857-1955)  dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.

S

elanjutnya Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

A

rsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.

A

rsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.

P

rof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File berarti: Wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.

enurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkatwarkat penting mengenai kemajuan organisasi. Menurut UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah :

1)     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

2)     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari pendapat yang telah dipaparkan menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok (berjilid) dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Kemudian dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman, contoh dari arsip tersebut dapat berupa kaset, CD/DVD, atau media lainnya sesuai dengan perkembangan zamannya. Dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidak harus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan.

Di dalam bahasa Indonesia dikenal juga kata “arsip” “file” dan “Record” yang banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari.  Masingmasing mempunyai pengertian sebagai berikut :

1.      File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih secara langsung di gunakan.

2.      Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada unit kearsipan pada instansi bersangkutan. Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.

3.      Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah.  Jadi jelasnya bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Hal yang paling utama dari definisi arsip yang dikemukakan oleh para ahli adalah:

Pertama arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti tersebut merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial.

Kedua, arsip harus disimpan didalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. (F.W. Chesire, 1956) Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.

Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip.

Dari hal tersebut di atas secara umum Arsip dapat didefinisikan sebagai rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan suatu organisasi.

Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui seluruh pihak dalam organisasi baik dari lini atasan hingga bawahan. Apa yang akan terjadi apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.

Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal ini akan memudahkan penggunaannya selain itu penyimpanan arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi.

Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka disimpan ditempat yang mudah untuk diambil.

Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai diproses dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Untuk melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuah kerangka system disentralisasi atau sentralisasi. Secara teoritis, bahwa setiap organisasi akan menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta akan membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan untuk saling bersinergi.

b.         Dokumen

Dokumen menurut bahasa Inggris adalah “Documentation” dan menurut bahasa latin “Documentum”. Banyak pengertian dokumen di antaranya dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik ( seperti printer).

Menurut kamus kepegawaian yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan di pilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

Menurut Kamus Bahasa Inggris/Webster Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta, seperti surat keterangan, surat pernyataan, lampiran, dll. Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keterangan. Dokumen-dokumen itu perlu didokumentasikan, dokumentasi merupakan usaha untuk melakukan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, bahan referensi, dan lain-lain.

c.         Pustaka

Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan pustaka adalah kitab, buku, kitab primbon, tempat persediaan buku-buku untuk dibaca, kumpulan buku-buku (bacaan dsb).

d.         Warkat

Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan warkat adalah surat, isi surat; pos, lembaran surat pos ( yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat dapat dilihat dari  2 segi, yaitu :

1)     Pengertian Secara Sempit

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), warkat dapat berarti surat atau isi surat.

2)     Pengertian Secara Luas

Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (suratsurat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafis-grafis, atau gambargambar) yang masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan pengertian tersebut berarti tidak semua catatan, grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat.  Apabila catatan-catatan, grafik, dan gambar-gambar tersebut masih memiliki kegunaan sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat.  Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak dapat disebut sebagai warkat.  Mengingat warkat masih memiliki kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.

Dalam kehidupan sehari-hari, warkat yang sering kita jumpai adalah warkat dalam bentuk surat.  Aneka surat yang termasuk dalam pengertian warkat, misalnya surat kuasa, surat pemberitahuan, surat undangan, surat keterangan, surat referensi, surat rekomendasi, surat pernyataan, memo atau nota, surat pengantar, surat pesanan jasa atau surat tempahan, surat penugasan, surat permohonan, surat ucatan, surat perkenalan, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penerimaan pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat penolakan pesanan, surat referensi bank, surat referensi dagang, surat pengiriman barang, surat tanda bukti, faktur, daftar rincian barang, surat pengantar barang, telegram, surat penagihan, surat perjanjian, surat penuntutan atau surat klaim, surat pengnagkatan atau surat keputusan, surat pernyatan, surat-surat fiskal, surat gugat atau somasi, surat izin, surat keterangan, surat akte pendirian perusahaan (akte notaris), surat izin usaha perusahaan (SIUP), surat asuransi, surat keterangan hak milik tanah/gedung (sertifikat), surat tanda terima uang (kuitansi), catatan pembukuan (nota keuangan), segenap bentuk beraturan perundang-undangan, dan surat-surat rutin lainnya.

Disamping dalam bentuk surat, bentuk-bentuk lain yang temasuk dalam pengertian warkat misalnya :

1)    Grafik

2)    Tabel

3)    Gambar atau bagan

4)    Data-data statistik

5)    Dalam bentuk himpunan atau buku, misalnya:

6)    Buku laporan

a)    Buku kas

b)    Buku agenda

c)    Buku himpunan peraturan perundang-undangan

d)    Buku himpunan surat keputusan

e)    Buku pedoman, misalnya:

f)     Buku pedoman organisasi

g)    Buku pedoman tata kerja

h)    Buku pedoman tata persuratan dan kearsipan, Buku uraian tugas dan sebagainya.

e.         Kliping

Kliping adalah seni dalam memanfaatkan koran bekas ataupun koran baru dengan cara memotong berita (artikel) yang ada di koran, majalah yang berguna bagi kehidupan sehari-hari, dan lain sebagainya untuk kemudian ditempelkan di kertas baru.  Kliping bukan hanya sebuah kerajinan yang asal tempel, ada cara tertentu yang bisa dipraktikkan agar kliping yang dibuat bernilai tinggi dan terlihat menarik.

Di bawah ini cara yang dapat praktikkan agar kliping yang dihasilkan tidak terlihat asal-asalan, yaitu :

1)    Usahakan menggunakan kertas yang cukup tebal untuk menempel guntingan artikel, penggunaan kertas yang terlalu tebal bisa membuat kliping terlihat kurang menarik. Jangan menggunakan kertas yang tipis, hal ini untuk menghindari lembaran kliping keriting atau tidak bisa menempel dengan rapi.

2)    Pilihlah lem yang cepat kering, agar lem tidak merusak dan menimbulkan bercak-bercak pada potongan koran yang hendak ditempelkan.

3)    Ukuran jarak harus dipikirkan matang-matang agar kliping terlihat rapi dan indah.

4)    Penyusunan potongan koran bisa menggunakan dua metode. Metode kategori atau metode tanggal terbit. Untuk kliping yang berisi tentang kehidupan sehari-hari lebih cocok menggunakan metode kategori, sedangkan untuk kliping mengenai masalah berita serta sejarah metode tanggal terbit sepertinya adalah pilihan yang tepat.

5)    Pilihlah Cover kliping yang bagus dan sesuai dengan isinya, sampul yang menarik bisa membuat pembaca tidak bosan dan jenuh untuk menyelami halaman demi halaman sebuah kliping.

6)    Nomor halaman serta Daftar isi dari keseluruhan halaman kliping juga sangat penting. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pembaca mencari

informasi yang mereka inginkan. Di setiap halaman, bisa diberikan saran/rujukan yang masih berkaitan dengan halaman tersebut.

7)    Simpan kliping yang telah jadi pada tempat yang terhindar dari debu serta air.

f.          Persamaan dan Perbedaan Arsip, Dokumen serta Pustaka

Dalam organisasi pemerintah maupun swasta, istilah dokumen sering digunakan silih berganti dengan istilah arsip dan pustaka, meskipun di antara ke 3 ( tiga) istilah tersebut mengandung persamaan dan perbedaan.

Dari segi fisik, baik arsip, dokumen, maupun pustaka, ketiganya menyangkut tentang warkat atau record. Berbagai warkat seperti yang telah diuraikan di atas dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat), yaitu:

1.         Warkat-warkat yang masih digunakan untuk melaksanakan pekerjaan seharihari, yang selanjutnya disebut active file atau disebut juga arsip dinamis aktif.

2.         Warkat-warkat yang jarang digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, atau sudah berkurang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.  Warkat demikian disebut in active file atau disebut juga arsip dinamis in aktif

3.         Warkat-warkat yang sudah tidak aktif digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi organisasi masih diperlukan sebagai bahan pertanggungjawaban, bahan penelitian, dan sebagai bukti historis.  Warkatwarkat inilah yang sering disebut dengan istilah dokumen.

4.         Warkat-warkat yang sejenis dikelompokkan ke dalam satu kelompok kemudian dijilid menjadi buku, yang disebut pustaka.

Dari uraian tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pada dasarnya baik arsip ( aktif dan inaktif), dokumen, dan pustaka dalah warkat, hanya intensitas penggunaannya dalam pekerjaan sehari-hari saja yang berbeda.

3.         Jenis-jenis arsip

Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu :

1) Berdasarkan fungsinya arsip

Berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:

a.   Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi Arsip dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:

Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.

b.   Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.  Arsip statis diperlukan hanya

sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja ( bukti historis).  Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan informasi dan tersimpan di arsip Nasional.

Persentase Tata Kearsipan :

Untuk negara maju, 20% arsip aktif, 30%-35% arsip inaktif, 35 % dimusnahkan, 10% dalam proses pemusnahan.

Untuk Indonesia hampir 100% = dianggap arsip aktif sehingga menumpuk banyak

2)     Berdasarkan Nilai Guna Arsip

Ditinjau dari penggunaannya arsip dapat dibedakan atas: a) Nilai Guna Primer

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan instansi/pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer meliputi:

1)    Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga/instansi pencipta arsip

2)    Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah

3)    Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan

4)    Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibata atau hasil dari penelitian murni atau terapan.

b) Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional, nilai guna skunder meliputi:

1)    Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya,  dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta akibat dari kegiatan tersebut

2)    Nilai guna informasi, arsip yang mengandung informasi bagi penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta

3)     Berdasarkan Sifat

Berdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan :

a.   Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat.

b.   Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut tingkap penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip di bagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disiman di suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu

Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus, ada yang disimpan secara khusus di jakarta pada arsip nasional pusat yang disingkat ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi, arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada diunit bersangkutan

4)     Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan

5)     Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan dan sebagainya

6)     Berdasarkan bentuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbagai macam surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi

7)     Berdasarkan sifat dan kepentingannya, arsip dibagi 2 (dua) yaitu:

a.   arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya dan

b.   arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanent disimpan untuk selamalamanya, misalnya : akte, ijazah, dan sebagainya.

4. Fungsi Arsip

Adapun fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

Sebagai alat pengingat

Sebagai alat penyimpanan warkat

Sebagai           alat      bantu   perpustakaan diorganisasi     apabila             memiliki perpustakaan

Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/instansi adalah:

Sebagai alat penyimpanan warkat.

Sebagai alat bantuan perpustakaan.

Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.

Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.

Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.

Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b.         Asas Desentralisasi

Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar

sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.

Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif.

Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masingmasing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga mempunyai kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c.         Asas Gabungan

Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

5.         Syarat Petugas Arsip

Tenaga yang dibutuhkan dalam mengelola dan mengurus arsip adalah tenaga yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan yang baik, seorang tenaga kearsipan harus memiliki syarat-syarat sbb. :

Littlefield dan Peterson mengemukakan seorang petugas arsip atau arsiparis harus memiliki:

1)    Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

2)    Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat

3)    Memiliki kecermatan

4)    Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada rincian-rincian yang kecil

5)    Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja

6)    Memiliki sifat pertimbangan yang baik

Drs. Anhar berpendapat untuk menjadi arsiparis minimal diperlukan minimal 4 (empat) syarat, yaitu: ketelitian, kecerdasan, dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapihan. Disamping itu tenaga arsiparis harus memiliki persyaratan sbb.:

1)    Mengetahui pengetahuan tata kearsipan

2)    Selalu mengikuti perkembangan dibidang pekerjaan, seperti : mengetahui peralatan-peralatan yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya

3)    Mengenal seluk beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatanjabatan

4)    Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik

Dari 2 (dua) pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa petugas arsiparis harus memiliki syarat sbb:

1)    Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsipan

2)    Pendidikan minimal sekolah menengah kejuruan

3)    Tekun, teliti, rapih, cermat, dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan

4)    Cekatan, cerdas, dan kreatif  dalam menjalankan pekerjaan

5)    Disiplin, jujur, dan tanggung jawab

6)    Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip

7)    Loyal dan dapat menyimpan rahasia

8)    Sehat rohani dan jasmani

9)    Bekerja secara profesional

6.         Undang-Undang 43 Tentang Kearsipan

Lebih dari 38 tahun sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971, dunia kearsipan telah memiliki rel untuk berjalan sesuai aturan. Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktu yang pendek, selama kurun waktu tersebut banyak perubahan yang terjadi, baik di lingkup nasional maupun di lingkup yang lebih sempit, terutama moment reformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa dan bernegara. Selain hal tersebut otonomi daerah juga telah menimbulkan konsekuensi dalam tata pemerintahan. Pelimpahan kewenangan dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah menambah keragaman kegiatan yang menjadi kewenangan daerah.

Semangat reformasi yang sudah dicanangkan sebelumnya diharapkan terus ada dan mengubah segala sesuatu yang perlu diperbaiki. Seperti halnya di bidang kearsipan, pertama menanggapi tuntutan situasi dan kondisi dalam menghadapi era keterbukaan. Kedua dengan berlakunya Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa hal prinsip yang berbeda yang perlu dihadapi sebagai konsekuensi. Oleh karena itu lahirnya Undang- undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan telah memberikan harapan baru bagi dunia kearsipan, karena telah dicamtumkannya beberapa materi baru yang akan memperjelas pelaksanaan tugas–tugas kearsipan dimasa yang akan datang.

7.         Fungsi Kearsipan dalam organisasi/instansi

Menurut Undang-undang No. 43  tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawaban dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agar keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin.

Pemanfatan arsip yang opimal dapat dicapai melalui tahapan manajemen arsip modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan,yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien apabila dibutuhkan.

Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh karena itu, manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dalam masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumbersumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.

Dari uraian di atas tujuan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut:

1)    Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

2)    Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.

3)    Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4)    Penghematan tempat penyimpanan.

5)    Menjaga rahasia arsip.

6)    Menjaga kelestarian arsip.

7)    Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.