MEMAHAMI NORMA STANDAR PROSEDUR DAN KAIDAH KEARSIPAN

 

KEGIATAN  BELAJAR  

UNDANG             -UNDANG KEARSIPAN   

 

Undang - Undang Nomor 43  Tahun 2009 Tentang Kearsipan 

Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik 

Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik 

Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 

Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan 

Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

 

 

PERANAN ARSIP, FUNGSI, TUJUAN DAN MASALAH KEARSIPAN

 

Peranan arsip yaitu: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip yaitu: Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru. Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya. Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian. Sebagai alat bukti tertulis suatu hal Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

Adapun tujuan kearsipan yaitu: Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat Menghemat waktu dan tenaga Menghemat tempat penyimpanan Menjaga rahasia arsip Menjaga kelestarian arsip Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansiinstansi bertalian dengan hal-hal berikut: 

a.         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan

oleh pimpinan instansi atau organisasi. 

b.         Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu

lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 

c.         Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat

dan peralatan tidak lagi mencukupi. 

d.        Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

 

            . SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

Adapun syarat-syarat yang harus  dipenuhi ialah : 

1.  Ketrampilan 

2.  Ketelitian 

3.  Kerapian 

4.  Kecerdasan

 

.UNDANG-UNDANG/REGULASI

            KEARSIPAN

Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah mengalami beberapa kali perubahan, yaitu:

a.   Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan

b.  Undang-Undang No.71 tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

c.   Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

 

Secara lengkap beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia saat ini, yaitu:

a.      Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

b.      Peraturan Pemerintah Republik Indoensia Np.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI No. 43 tahun2009 tentang Kearsipan.

c.      Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan

d.     Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

e.      Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan

Legalisasi.

f.       Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

g.      Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik

h.      Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik

i.        Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

j.        Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No.

15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.

 

Menurut Yayan Daryan (2015), selain regulasi tentang kearsipan tersebut, terdapat juga acuan lain berupa standar (nasional dan internasional) yang mengatur pengelolaan arsip, antara lain:

a.   ISO 15489-2001 tentang Record Management.

b.  SNI 19-6962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman

c.   ISO 23081-2004 Tentang Metada for Records

d.  ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF, dan standar teknis lainnya.

 

Dalam konteks internasional terdapat juga acuan dalam mengelola arsi dalam bentuk konvensi dan kaidah kearsipan internasional, yaitu:

a.   Konvensi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata dan

Perang

b.  Konvensi Wina 1983 tentang Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan

c.   Asas-asas di Bidang Kearispan: a) Principle of provenance/respect desfonds; b) principle of original order.