FUNGSI FUNGSI ADMINISTRASI

1.    Pengertian Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno „menagement‟ yang memiliki arti „seni melaksanakan dan mengatur‟. Secara etimologis, manajemen berasal dari kata manage (Inggris), Maneggiare (Italia), dan bersumber dari perkataan Latin „manus‟ yang berarti „tangan‟ dapat juga diartikan sebagai

„memimpin, membimbing, dan mengatur‟.

Berikut ini adalah pengertian manajemen yang ditemukan oleh para ahli.

•     Ricky W. Griffin dalam  bahan ajar nya Management, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

•     George R. Terry, Ph.D dalam  bahan ajar nya Principles of Management menyatakan bahwa manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui usaha-usaha orang-orang lain.

•     Harold Koontz dan Cyril O’Donnel  dalam  bahan ajar nya Principles of Management menyatakan bahwa manajemen adalah fungsi mencapai sesuatu melalui orang-orang.

•     E. F. L. Brech dalam  bahan ajar nya Management menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dan lebih khusus adalah suatu proses sosial. Manajemen adalah sesuatu yang dilakukan orang dalam hubungannya dengan orang-orang lain.

•     Milon Brown dalam  bahan ajar nya Effective Work Management mengungkapkan bahwa manajemen adalah penggunaan orang-orang, uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan metode-metode yang efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 

Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses untuk mencapai suatu tujuan yang dilakukan dengan menggerakkan orang-orang.

             

2.    Administrasi Dan Manajemen

Setelah mengetahui pengertian administrasi dan manajemen, dapat dilihat bahwa meskipun ada perbedaan, administrasi dan manajemen mempunyai keterikatan atau hubungan. Namun, ada beberapa perbedaan pendapat tentang administrasi manajemen. Ada yang meyamakan keduanya, tetapi ada juga yang menyatakan bahwa administrasi dan manajemen itu berbeda.

Perbedaan itu timbul karena adanya cara pandang yang berbeda antara satu orang dengan yang lainnya. Berikut ini beberapa pendapat terkait dengan hal berikut.

1.   Pendapat yang menyamakan arti administrasi dan manajemen

a)  William H Newman menyatakan bahwa apa yang dimaksud dengan administrasi termasuk pula dalam arti manajemen.

b)  M. E. Dimock mendefinisikan administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara maupun swasta.

2.   Pendapat yang membedakan arti administrasi dan manajemen

a)  Dalton E. Mc. Farland menyatakan administrasi ditujukan pada penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan        kegiatan          untuk    menyelesaikan/mencapai       tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.

b)  Ordway Tead  

Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan. Organisasi dan manajemen menentukan garis besar suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan. Sementara itu, manajemen prosesnya adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan suatu tujuan dengan mengatur tindakan-tindakan agar dapat mencapai tujuan.

 

Untuk lebih jelasnya, perhatikanlah bagan di bawah ini yang memperlihatkan posisi antara administrasi dan manajemen.

 

Bagian hubungan antara administrasi, organisasi (perusahaan), dan manajemen

 

 

Sumber : https://smkfarmasiku.files.wordpress.com/2016/01/1.jpg

Gambar 3.1: Hubungan administrasi, organisasi, dan manajemen

 

Keterangan :

1.   Administrasi

2.   Organisasi

3.   Manajemen

4.   Kepemimpinan

5.   Pengambilan keputusan

6.   Hubungan antar manusia

Berdasarkan gambar tersebut, kita dapat mencermati beberapa hal berikut.

1.   Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen.

2.   Inti dari administrasi adalah manajemen karena manajemen merupakan alat administrasi.

3.   Inti dari manajemen adalah kepemimpinan karena kepemimpinan merupakan motor dari semua sumber dan alat-alat yang tersedia bagi suatu organisasi.

4.   Inti dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan (decision making) karena kepimpinan sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pimpinan/manajer. 

5.   Inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antarmanusia (human relations), karena dalam mengambil sesuatu keputusan, pimpinan harus selalu mempertimbangkan hubungan antarmanusia terutama yang ada dalam organisasi (pimpinan dengan bawahan, dan sebagainya).

3.      Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen merupakan tugas yang dilaksanakan secara sistematis dan terorganisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang dilakukan oleh manajer pada kegiatan manajemen. Berikut ini adalah fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli.

Henry Fayol	Luther Gullick	Lyndall F. Urwick	George R. Terry	Koontz & Weihrich	Stoner & Freeman	Pearce & Robinson	Kreitner
Planning Organizing Coordinating Commanding Controlling	Planning Organizing Staffing Directing Coordinating Reporting Budgeting	Forecasting Planning Organizing Coordinating Commandin g Controlling	Planning Organizing Actuating Controlling	Planning Organizing Staffing Leading Controlling	Planning Organizing Leading Controlling	Planning Organizing Directing Controlling	Planning Organizing Staffing Communicati ng Motivating Leading Controlling
POCCC	POSDCoRB	FPOCCC	POAC	POSLC	POLC	PODC	POSCMLC

 

1.      Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara mencapainya yang didasarkan pada metode atau logika tertentu dan rasional.

2.      Organizing (Pengorganisasian)

Organizing adalah proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan, wewenang, dan peran-peran, termasuk koordinasi hubungan antarbagian, baik secara vertikal maupun horizontal dalam suatu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

3.      Actuating (Pelaksanaan)

Actuating adalah usaha menggerakkan anggota kelompok sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut.

4.      Resourcing (Pengaturan Sumber Daya)

Resourcing adalah pengaturan sumber daya dalam memfasilitasi sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan pencapaian tujuan organisasi.

5.      Communicating (Komunikasi)

Communicating adalah mengomunikasikan semua informasi berkaitan dengan tugas, fungsi, dan tanggung jawab kepada semua sumber daya yang ada sehingga mereka mengetahui dan memahami tugas dan fasilitas yang mereka butuhkan dan miliki untuk mengerjakannya.

6.      Leading (Kepemimpinan)

Leading adalah kegiatan memengaruhi atau menggerakkan perilaku manusia anggota organisasi, baik secara individu maupun kelompok dan mengarahkan mereka dalam melaksanakan tugas-tugas agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.

7.      Motivating (Pemberian Motivasi)

Motivating adalah kegiatan memberikan motivasi, inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja atau mendorong pegawai melalui pemahaman motivasi yang ada pada diri pegawai dan pemahaman motivasi yang ada di luar diri pegawai untuk membantu mencapai produktivitas kerja yang optimal.

8.      Controlling (Pengawasan)

Controlling adalah proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual, membandingkan hasil dengan standar organisasi dan tujuan, dan mengambil tindakan korektif jika dibutuhkan.

9.      Coordinating (Koordinasi)

Coordinating  adalah salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan dan kekosongan kegiatan dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

10.   Staffing (Melengkapi Tenaga Kerja) 

Staffing adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya, sampai dengan usaha agar setiap pegawai berdayaguna maskimal kepada perusahaan.

11.   Commanding/Directing (Memerintah)

Commanding atau Directing adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

12.   Budgeting (Menyusun Anggaran)

Budgeting adalah fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan, baik itu sistem keuangan untuk jangka pendek, menengah, maupun panjang.

13.   Reporting (Pelaporan)

Reporting adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. Pelaporan dilakukan secara lisan atau tertulis sehingga penerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas pegawai yang memberi laporan.

14.   Forecasting (Peramalan)

Forecasting merupakan kegiatan meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Guna melaksanakan manajemen secara efektif dan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, diperlukan alat-alat (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools dikenal dengan istilah 6M, yang terdiri atas hal-hal berikut ini. 1. Man (Manusia)

2.   Materials (Bahan-bahan)

3.   Machines (Mesin-mesin)

4.   Methods (Metode-metode)

5.   Money (Uang)

6.   Markets (Pasar)

 

4.   Tujuan Manajemen

a.    Melaksanakan dan mengevaluasi strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien.

b.    Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai penyesuaian dan koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan strategi.

c.    Senantiasa memperbaharui strategi yang kita rumuskan agar sesuai dengan perkembangan lingkungan eksternal.

d.    Senantiasa meninjau kembali kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang yang ada.

e.    Senantiasa melakukan inovasi atas kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.

5.   Asas-Asas Manajemen 

Asas manajemen adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor. Kantor berkedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketatausahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisasi atau diatur. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas-asas sebagai berikut.

1. Asas Sentralisasi

Dalam asas ini, semua pekerjaan kantor dalam perusahaan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif, seperti mengetik, mengelola surat, dan mengarsip. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang dapat disebut tata usaha, sekretariat, atau sebutan-sebutan lainnya. Contohnya dalam hal penyimpanan arsip. Dalam asas sentralisasi, semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor dipusatkan pada satu divisi kearsipan yang dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani, satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk, antara lain bagian surat-menyurat, penerimaan tamu, penggandaan dokumen, perlengkapan kantor, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja.

Sistem pekerjaan kantor sebuah perusahaan yang menerapkan asas ini adalah sebagai berikut.

a.   Penerimaan, pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian, dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan.

b.   Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan. Surat masuk baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya.

c.   Penggunaan sarana pencatatannya sudah lebih efisien.

 

Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar jika memenuhi kriteria sebagai berikut. a. Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen yang mantap.

b.   Adanya jaminan kerahasiaan informasi, khususnya yang terkait dengan kebijakan. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khususnya yang terkait dengan kepegawaian dan keuangan.

c.   Kondisi lingkungan gedung tidak tepisah-pisah (saling berdekatan).

Kelebihan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

•     Pengawasan mudah dilakukan.

•     Prosedur lebih mudah diseragamkan.

•     Penggunaan alat dan perabot lebih hemat.

•     Beban kerja dapat dibagi secara merata.

•     Penggunaan tenaga kerja dapat diatur lebih luwes.

•     Kemungkinan hilangnya arsip atau salah menyimpan arsip kecil sekali terjadi karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (profesional).

•     Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

 

Sementara itu, kelemahan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

•     Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan. Contohnya, pada akhir tahun anggaran ketika berbagai divisi memerlukan penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami keterlambatan.

•     Bagi perusahaan yang divisi-divisinya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien.

•     Petugas di pusat belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan dan kebutuhan-kebutuhan unit kerja di divisi lain sehingga pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.

 

2. Asas Desentralisasi

Dalam asas ini, tiap-tiap satuan organisasi dalam seluruh perusahaan melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri, di samping melaksanakan tugas-tugas utamanya. Contohnya, bagian personalia suatu perusahaan melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat, dan mengurus ruang arsip untuk menyimpan surat-suratnya. Pimpinan tiap bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan tiap bagian mempunyai arsip sendiri pula.

Kelebihan penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

•     Dapat   melayani         kebutuhan-kebutuhan             khusus             bagi     unit-unit           yang bersangkutan.

•     Penumpukan pekerjaan dapat dihindari.

•     Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unitunit tersebut.

Sementara itu, kelemahan asas desentraslisasi adalah sebagai berikut.

•     Memerlukan biaya cukup besar karena keperluan alat lebih banyak.

•     Memerlukan tenaga yang lebih banyak dan biaya yang besar untuk menggaji pegawai.

•     Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.

•     Kemungkinan banyak dokumen yang ganda.

•     Pengawasan menjadi kurang.

 

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)

Asas sentralisasi dan desentralisasi memliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang besar dapat menerapkan sistem dekonsentralisasi. Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Dalam tahap ini, tiap unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan administrasi kantor sendiri-sendiri, tetapi pengendaliannya dilakukan secara terpusat.

Dalam praktiknya, jarang sekali kegiatan perkantoran suatu organisasi dilakukan secara terpusat sepenuhnya atau terdesentralisasi sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersamaan. Tujuannya untuk memperoleh manfaat atau keuntungan dari tiap-tiap asas, serta menghindari kelemahan masing-masing sehingga akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan kombinasi keduanya, yaitu asas dekonsentralisasi selain arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula “Kelompok Arsip Sentral” yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, perusahaan yang besar, dalam arti cukup kompleks pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segisegi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh perusahaan. Sebaliknya, sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan, tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan. Satuan organisasi yang menangani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut.

a)     Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain:

1)    Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, dan blangko,

2)    Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan, dan mesinmesin kantor.

b)     Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.

Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaknya dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang administrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang administrasi perkantoran, seperti organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, dan pengawasan pekerjaan tata usaha. Hal yang perlu diperhatikan bagi para manajer kantor adalah perihal tentang seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja jika ada, tetapi dengan jangka waktu yang lama.

 

Kelebihan dari asas dekonsentralisasi ini adalah sebagai berikut.

•     Keseragaman prosedur dan tata kerja.

•     Proses kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah.

•     Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan in aktif.

•     Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.

•     Pegawai di unit kerja dapat bertambah.

 

Sementara itu, kelemahan asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut,

•     Dapat diselenggarakan di dua tempat, sehingga peralatan yang digunakan cukup banyak.

•     Kemungkinan adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi.

•     Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.