KLASIFIKASI ARSIP DAN INDEKS ARSIP
1) Konsep Klasifikasi arsip Menurut Winata dan Muhidin (2016: 89), klasifikasi pemberkasan (filling classification), atau skema klasifikasi (classification scheme) adalah penggolongan atau pengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah sacara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip. Adapun dalam Keputusan Kepala ANRI
Nomor 19 tahun 2012 tentang
Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi
arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan
fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Menurut Sayuti (2013), kegunaan
pola klasfikasi yaitu:
a) Membantu
dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung dalam arsip
b) Membantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip
c) Sebagai
alat penataan dalam berkas/filling sistem
d) Membantu
memberikan pelayanan secepat mungkin
e) Efisiensi
waktu dan tenaga
2)
Tujuan
Klasifikasi
Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya
pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara
efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima
dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau
diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Demikian
pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.
3)
Unsur
klasifikasi
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
a) Kelompok Informasi Arsip
(1)
Unsure Fungsi:
yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan inventarisasi kegiatan atau
fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi. (missal: dilihat dari
uraian tugas unit atau pegawai).
(2)
Unsure Struktur
Organisasi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan struktur
atau bagan organisasi yang ada
(3)
Unsure Masalah:
yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan masalah yang terdapat di
kantor organisas bersangkuta.
Pola klasifikasi arsip disusun
berjenjang, yaitu seperti berikut:
Main Subject (Primer)
Sub
Subject (Sekunder)
Sub-sub
Subject (Tertier)
Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis
satu sama lainnya. Missal: Kelompok Kepegawaian harus mengandung masalah
mengenai kepegawaian saja, seperti dibawah ini:
Kepegawaiaan (Primer)
Pengadaan (Sekunder)
Lamaran
(Tertier)
Testing
(Tertier)
Pengangkatan
(Tertier), dan sebagainya.
b) Kode Arsip
Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai
penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf, atau
keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih
dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.
Guna kode arsip:
(1)
Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan
urusan/masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
(2)
Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan
letak penyimpan, serta penemuannya kembali.
Pada
dasarnya ada 3 (tiga) unsure kode, yaitu:
(1) Kode
Huruf
(a) Satuan Huruf (Huruf Tunggal)
Misal
: Kepegawaian Kode
A
Keuangan Kode B
Materiill Kode C
(b) Huruf Ganda
Misal
: Kepegawaian Kode AA
Keuangan AB
Materiil BB
(c) Kumpulan Huruf
Misal
: Kepegawaian Kode ABA
Keuangan ABC
Materiil ABC
(d) Singkatan
Misal:
Kepegawaian Kode Kepeg
Keuangan Keu
Materiil Mat
(2) Kode Angka
(a)
Urutan angka: 1 sampai dengan tak
terbatas Misal: Kepegawaian Kode 1
Keuangan 2
Materiil 3
(b)
Gabungan
Angka, umumnya terdiri dari dua angka, Misal: 11
12
13
21
22
23
(c)
Angka Duplex,
ialah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing dipisahkan dengan garis
miring, atau garis datar (-), atau titik (.) atau koma
(,).
Misal: 01-10-90
01.10.90
01/10/90
01,10,90
(d) Desimal, yaitu menggunakan sistem
persepuluhan
|
Misal: 351 |
Kepegawaian
|
|
|
351.1 Pengadaan |
|
|
351.2 Pengangkatan dan Mutasi |
|
|
351.3 Kedudukan |
|
|
Dan seterusnya. |
Dasar sistem
desimal ini, adalah bahwa setiap main subject, sub subject dan sub-sub subject
dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian.
(e)
Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada
umumnya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan
tempat penyimpanan.
Misal:
Kode 102089,
berarti:
10 adalah lembar guide
20 adalah nomor laci
89 adalah nomor map
(f) Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa
angka, sampai batas tertentu digunakan untuk satu masalah pokok tertentu,
misal:
|
000-99
|
Kepegawaian |
|
|
100-199 |
Keuangan |
|
|
200-299 |
Materiil |
|
(g) Gabungan Huruf dan Angka Misal: A.1
B.2
AAB 11
Kepeg. 10
dan lain-lain
Untuk
pemberian kode pada arsp, dapat atau boleh saja menggabungkan antara angka dan
huruf sesuai dengan uraian yang ada.
Contoh kode klasifikasi arsip
yang berlaku di pemerintahan pusat:
KP Kepegawaian
|
|
10 |
Penerimaan pegawai |
|
|
20 |
Pengangkatan pegawai |
|
|
30 |
Promosi |
|
|
|
31
Kenaikan pangkat atau golongan |
|
|
|
32 Pengangkatan
dalam jabatan |
|
|
|
33 Kenaikan
gaji |
|
|
40 |
Mutasi
|
|
|
41 |
Pengangkatan Pegawai |
|
|
|
.1 Golongan I |
|
|
|
.2 Golongan II |
|
|
|
.3 Golongan III |
|
|
|
.4 Golongan IV |
4) Cara Penyusunan Klasifikasi
Menurut Gunawan Ari
Wibowo (2012), cara penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut:
a)
Melakukan analisis
fungsi organisasi untuk
mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Fungsi
organisasi adalah seluruh tanggung jawab yang dibebankan
organisasi untuk melaksanakan kegiatan.
b)
Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang
mencerminkan
fungsi dan kegiatan organisasi
c)
Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan
mempergunakan prinsip perkembagan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok
masalah, sub masalah, dan sub-submasalah.
d)
Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi
ditambahkan untuk mempermudah penyebutan
klasifikasi.
a. Indeks Arsip
1) Konsep Indeks Arsip
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Indeks ini
berfungsi sebagai petunjuk keterangan penting dalam pekerjaan filling, misalnya
dapat menetapkan kode arsip, tempat arsip disimpan menurut peralatan yang
terkandung dalam arsip tersebut. Menurut Chrisyanti, Indeks adalah daftar atau
label yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub
heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut
susunan abjad atau nomor atau gabungan abjad dan nomor indeks.
Menurut Chrisyanti
(2011: 66), mengindeks mempunyai dua pengertian yaitu:
a) Menguraikan
caption/judul/nama yang terkandung dalam arsip (nama orang, organisasi dan
sebagainya) menjadi bagian-bagian (kata) yang lebih kecil menurut aturan atau
ketentuan yang berlaku bagi setiap judul atau nama, untuk menentukan kode arsip
yang bersangkutan.
b) Mencocokkan
nama/judul yang terkandung di dalam arsip dengan pokok soal yang telah disusun
dalam daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah ditetapkam untuk
menentukan kode arsip yang bersangkutan.
Berdasarkan pengertian diatas, indeks arsip adalah suatu label yang
digunakan dalam menentukan kode arsip untuk memudahkan dalam proses penyimpanan
arsip. Dalam penyimpanan arsip sistem abjad misalnya, proses pengindeksan
berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip. Nama ini
pada umumnya mudah dikenali karena dalam proses korespondensi nama selalu ada
dalam arsip. Setiap bagian kata dari nama yang membentuk filling Segment, diberi label (disebut unit, misalnya unit 1, unit
2, unit 3, atau unit 4). Jumlah unit bergantung pada jumlah kata yang membentuk
nama (filling segment) unit yang paling
utama adalah unit 1 (pertama) karena akan menentukan posisi arsip tersebut
disimpan Kegunaan indeks antara lain:
a) Untuk
mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan arsip yang kode dan kegiatannya sma ke
dalam satu berkas.
b) Sebagai
sarana penemuan kembali arsip
2) Jenis Penulisan Indeks
Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama
wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan, penulisan
indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu staraigth order dan indexing
order. Straight order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai
dengan nama aslinya, sedangkan indexing
order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara
atau peraturan mengindeks.
Contoh penulisan indeks dengan
cara straigth order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian
Aulia, Dr.
Ade Maulana Ade
Maulana
Rere Agrezta Rere
Agrezta
Contoh penulisan indeks dengan
cara indexing order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Aulia,
Widhian, Dr.
Ade Maulana Maulana,
Ade
Rere Agrezta Agrezta,
Rere
3) Tata Cara Mengindeks
Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang
berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan
dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengideks yang merujuk pada
pendapat Gregg et. al. (1962;
375-384) dan Read dan Ginn (2010: 31-87)
a) Mengindeks Nama Orang
(1)
Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama
keluarga atau marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut
ditulis.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Sambas Ali Muhidin |
Sambas |
Ali |
Muhidin |
|
2 |
Kamila Cynthia Inara |
Kamila |
Cynthia |
Inara |
(2)
Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit
pertama adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama
keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama
itu ditulis.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Ind |
exing Order of |
Unit |
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
George R. Terry |
Terry |
George |
R. |
|
2 |
Liem Swie King |
Liem |
Swie |
King |
(3)
Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai
salah satu unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of |
Unit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Abdul Haris Nasution |
Nasution |
Abdul |
Haris |
|
2 |
Pierre Tendean |
Tendean |
Pierre |
- |
(4)
Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang
digunakan adalah nama aslinya/nama jelasnya.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Ind |
exing Order of |
Unit |
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Franciscus Sutopo |
Sutopo |
Franciscus |
- |
|
2 |
Antonius Sukoco |
Sukoco |
Antonius |
- |
(5)
Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah
nama jelasnya.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Ind |
exing Order of |
Unit |
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
R. Agrezta |
Agrezta |
R. |
- |
|
2 |
Reza H. |
Reza |
H. |
- |
(6)
Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan
adalah nama suaminya.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of |
Unit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Ny. Agrezta Reza |
Reza |
Agrezta |
(Ny) |
|
2 |
Aulia Kartadipoera |
Kartadipoera |
Aulia |
- |
(7)
Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar
keragaman, gelar kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya
tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan
mengindeks Contoh:
|
Filling Segment |
Indexing Order of |
Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
R.A Kartini |
Kartini |
(R.A) |
Haris |
|
2 |
dr. R.M Nurrachim |
Nurrachim |
(dr. R.M) |
- |
|
3 |
Kapten Jono |
Jono |
(Kapten) |
|
(8)
Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya
adalah nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Ida Bagus Putu Arsana |
Arsana |
Putu |
Ida Bagus |
|
2 |
I Made Putu Wirawan |
Wirawan |
Putu |
I Made |
(9)
Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof,
tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis
miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of |
Unit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Michael D’ Agostino |
DAgostino |
Abdul |
- |
|
2 |
Penelope D’Cruz |
DCruz |
Penelope |
- |
(10)
Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del,
De, La, Della,
Den, Des, Di, Dos, Du,
E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac,
Mc, O’, Per,
Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von,
Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri
atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of |
Unit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Michael D’Agostino |
DAgostino |
Michael |
- |
|
2 |
Penelope D’Cruz |
DCruz |
Penelope |
- |
b) Mengindeks Nama Perusahaan
(1) Nama
perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala
surat atau merk dagang yang tertulis Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Persatuan Wartawan |
|
|
|
|
|
Indonesia |
Wartawan |
Indonesia |
Persatuan |
|
2 |
Ikatan Dokter Indonesia |
Dokter |
Indonesia |
Ikatan |
|
3 |
PT Pos Indonesia |
Pos |
Indonesia |
PT |
(2) Nama
organisasi yang sering disingkat dan sudah popular dengan nama singkatannya tidak perlu
dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis. Jika huruf tunggal, dipisahkan
oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti MPR. Akronim
(kata yang dibentuk dari pertama, atau beberap huruf pertama, dari beberapa
kata, seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satuunit tanpa tanda baca atau
spasi. Kata yang disingkat (lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda
baca atau spasi.
Contoh:
|
Filling Segment |
Ind |
exing Order of |
Unit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
MPR |
M |
P |
R |
|
2 |
UPI |
UPI |
- |
- |
|
4 |
UNPAD |
UNPAD |
|
|
(3) Nama
perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari
nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang
tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Rumah Sakit Hasan |
|
|
|
|
|
Sadikin |
Hasan |
Sadikin |
Rumah Sakit |
|
2 |
Bandara Husein |
|
|
|
|
|
Sastranegara |
Sastranegara |
Husein |
Bandara |
|
3 |
Ayam Goreng Suharti |
Suharti |
Ayam Goreng |
|
(4) Nama
perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama perusahaan
tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu unit.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
7 Day Market |
Seven |
Day |
Market |
|
2 |
Toko 711 |
Tujuh Sebelas |
Toko |
- |
|
3 |
21 Movie |
Twenty One |
Movie |
- |
(5) Nama
perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article, prepositions, conjunction, and symbols) ditulis sebagai
unit terpisah dalam pengindeksnya. Contoh kata-kata kecil dan symbol yang
digunakan sebagai nama bisnis, yaitu sebagai berikut:
Article : a, an, the
Prepositions : at, in, ut, off, by,
to, with, for, of, over (di, diluar, oleh, untuk, dengan, untuk, dari lebih.
Conjunction :
and, but, or, nor (dan, tetapi, atau, atau)
Symbols : &, $, #, % Contoh:
|
Filling Segment |
|
Indexing Order of Unit |
|
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
Unit 4 |
|
1 |
A & A Drilling |
A |
and |
A |
Drilling |
|
2 |
A Clean House |
A |
Clean |
House |
|
|
3 |
The $ Shop |
Dollar |
Shop |
the |
|
(6) Semua tanda
baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda
Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks.
Nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of U |
nit |
|
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Bandara Soekarno- |
|
|
|
|
|
Hatta |
SoekarnoHatta |
Bandara |
- |
|
2 |
Inter-Asia Services |
InterAsia |
Service |
- |
c) Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
(1) Nama
instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama
instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit
terakhir.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Ind |
exing Order of |
Unit |
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Kementrian Pendidikan |
|
|
|
|
|
RI |
Pendidikan |
RI |
- |
|
2 |
Departemen Sosial |
Sosial |
Departemen |
- |
(2) Pada
beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang diutamakan adalah
nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya.
Contoh:
|
|
Filling Segment |
Indexing Order of Unit |
||
|
No |
Nama |
Unit 1 |
Unit 2 |
Unit 3 |
|
1 |
Kota Bandung |
Bandung |
Kota |
- |
|
2 |
Provinsi Jawa Barat |
Jawa |
Barar |
Provinsi |
No comments:
Post a Comment