MENERAPKAN KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

 

KLASIFIKASI ARSIP DAN INDEKS ARSIP

 

1) Konsep Klasifikasi arsip  Menurut Winata dan Muhidin (2016: 89), klasifikasi pemberkasan (filling classification), atau skema klasifikasi (classification scheme) adalah penggolongan atau pengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah sacara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip. Adapun dalam Keputusan Kepala ANRI

Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Menurut Sayuti (2013), kegunaan pola klasfikasi yaitu:

a)    Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung dalam arsip

b)    Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

c)    Sebagai alat penataan dalam berkas/filling  sistem

d)    Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin

e)    Efisiensi waktu dan tenaga

 

2)    Tujuan Klasifikasi

Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Demikian pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.

 

3)    Unsur klasifikasi

Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu:

a) Kelompok Informasi Arsip

(1)        Unsure Fungsi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi. (missal: dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai).

(2)        Unsure Struktur Organisasi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada

(3)        Unsure Masalah: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan masalah yang terdapat di kantor organisas bersangkuta.

 

Pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:

Main Subject (Primer)

           Sub Subject (Sekunder)

                       Sub-sub Subject (Tertier)

Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis satu sama lainnya. Missal: Kelompok Kepegawaian harus mengandung masalah mengenai kepegawaian saja, seperti dibawah ini:

Kepegawaiaan (Primer)

              Pengadaan (Sekunder)

                          Lamaran (Tertier)

                                      Testing (Tertier)

                                      Pengangkatan (Tertier), dan sebagainya.

b) Kode Arsip

Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf, atau keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.

Guna kode arsip:

(1)        Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.

(2)        Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpan, serta penemuannya kembali.

         Pada dasarnya ada 3 (tiga) unsure kode, yaitu:

(1)    Kode Huruf

(a)  Satuan Huruf (Huruf Tunggal)

Misal :  Kepegawaian              Kode A

Keuangan Kode B

Materiill Kode C

(b)  Huruf Ganda

Misal : Kepegawaian  Kode    AA

  Keuangan        AB

  Materiil            BB        

(c)  Kumpulan Huruf

Misal : Kepegawaian  Kode    ABA

Keuangan        ABC

Materiil            ABC

(d)  Singkatan

Misal: Kepegawaian    Kode    Kepeg

Keuangan        Keu

Materiil            Mat

 

(2)    Kode Angka

(a)  Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas Misal: Kepegawaian  Kode    1

  Keuangan        2

  Materiil            3

(b)  Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka, Misal:  11

  12

  13

  21

  22

  23

(c)  Angka Duplex, ialah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring, atau garis datar (-), atau titik (.) atau koma

(,).

Misal: 01-10-90

  01.10.90

  01/10/90

  01,10,90

(d)  Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan

Misal: 351	Kepegawaian
	351.1 Pengadaan
	351.2 Pengangkatan dan Mutasi
	351.3 Kedudukan
	Dan seterusnya.

Dasar sistem desimal ini, adalah bahwa setiap main subject, sub subject dan sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian.

(e)  Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada umumnya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan.

Misal:

Kode     102089, berarti:

  10 adalah lembar guide

  20 adalah nomor laci

  89 adalah nomor map

(f)   Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk satu masalah pokok tertentu, misal:

000-99	Kepegawaian
100-199	Keuangan
200-299	Materiil

(g)  Gabungan Huruf dan Angka Misal: A.1

                     B.2

      AAB 11  Kepeg. 10

     dan lain-lain

         Untuk pemberian kode pada arsp, dapat atau boleh saja menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.

 

Contoh kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan pusat:

KP Kepegawaian

	10	Penerimaan pegawai
	20	Pengangkatan pegawai
	30	Promosi
		31 Kenaikan pangkat atau golongan
		32        Pengangkatan dalam jabatan
		33        Kenaikan gaji
	40	Mutasi
	41	Pengangkatan Pegawai
		.1 Golongan I
		.2 Golongan II
		.3 Golongan III
		.4 Golongan IV

 

4) Cara Penyusunan Klasifikasi

Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012), cara penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut:  

a)    Melakukan     analisis            fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi    organisasi.       Fungsi organisasi        adalah seluruh tanggung jawab yang dibebankan organisasi untuk   melaksanakan kegiatan.

b)    Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan

fungsi dan kegiatan organisasi

c)    Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembagan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub masalah, dan sub-submasalah.

d)    Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan  untuk mempermudah penyebutan klasifikasi.

 

 

a.   Indeks Arsip

1) Konsep Indeks Arsip

Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Indeks ini berfungsi sebagai petunjuk keterangan penting dalam pekerjaan filling, misalnya dapat menetapkan kode arsip, tempat arsip disimpan menurut peralatan yang terkandung dalam arsip tersebut. Menurut Chrisyanti, Indeks adalah daftar atau label yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan abjad dan nomor indeks.

Menurut Chrisyanti (2011: 66), mengindeks mempunyai dua pengertian yaitu:

a)    Menguraikan caption/judul/nama yang terkandung dalam arsip (nama orang, organisasi dan sebagainya) menjadi bagian-bagian (kata) yang lebih kecil menurut aturan atau ketentuan yang berlaku bagi setiap judul atau nama, untuk menentukan kode arsip yang bersangkutan.

b)    Mencocokkan nama/judul yang terkandung di dalam arsip dengan pokok soal yang telah disusun dalam daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah ditetapkam untuk menentukan kode arsip yang bersangkutan.

Berdasarkan pengertian diatas, indeks arsip adalah suatu label yang digunakan dalam menentukan kode arsip untuk memudahkan dalam proses penyimpanan arsip. Dalam penyimpanan arsip sistem abjad misalnya, proses pengindeksan berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip. Nama ini pada umumnya mudah dikenali karena dalam proses korespondensi nama selalu ada dalam arsip. Setiap bagian kata dari nama yang membentuk filling Segment, diberi label (disebut unit, misalnya unit 1, unit 2, unit 3, atau unit 4). Jumlah unit bergantung pada jumlah kata yang membentuk nama (filling segment) unit yang paling utama adalah unit 1 (pertama) karena akan menentukan posisi arsip tersebut disimpan Kegunaan indeks antara lain:

a)    Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan arsip yang kode dan kegiatannya sma ke dalam satu berkas.

b)    Sebagai sarana penemuan kembali arsip

 

2) Jenis Penulisan Indeks

Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu staraigth order dan indexing order. Straight order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks.

Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order:

Nama Asli                                                           Indeks

Dr. Widhian Aulia                                                 Widhian Aulia, Dr.

Ade Maulana                                                       Ade Maulana

Rere Agrezta                                                       Rere Agrezta

 

Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:

Nama Asli                                                           Indeks

Dr. Widhian Aulia                                                 Aulia, Widhian, Dr.

Ade Maulana                                                       Maulana, Ade

Rere Agrezta                                                       Agrezta, Rere

 

3) Tata Cara Mengindeks

Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengideks yang merujuk pada pendapat Gregg et. al. (1962; 375-384) dan Read dan Ginn (2010: 31-87)

a) Mengindeks Nama Orang

(1)        Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Sambas Ali Muhidin	Sambas	Ali	Muhidin
2	Kamila Cynthia Inara	Kamila	Cynthia	Inara

 

(2)        Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis.

Contoh:

	Filling Segment	Ind	exing Order of	Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	George R. Terry	Terry	George	R.
2	Liem Swie King	Liem	Swie	King

 

(3)        Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya.

Contoh:

 

	Filling Segment	Indexing Order of		Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Abdul Haris Nasution	Nasution	Abdul	Haris
2	Pierre Tendean	Tendean	Pierre	-

 

(4)        Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah nama aslinya/nama jelasnya.

Contoh:

	Filling Segment	Ind	exing Order of	Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Franciscus Sutopo	Sutopo	Franciscus	-
2	Antonius Sukoco	Sukoco	Antonius	-

 

(5)        Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.

Contoh:

	Filling Segment	Ind	exing Order of	Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	R. Agrezta	Agrezta	R.	-
2	Reza H.	Reza	H.	-

 

(6)        Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama suaminya.

Contoh:

 

	Filling Segment	Indexing Order of		Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Ny. Agrezta Reza	Reza	Agrezta	(Ny)
2	Aulia Kartadipoera	Kartadipoera	Aulia	-

 

(7)        Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar keragaman, gelar kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks Contoh:

Filling Segment		Indexing Order of		Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	R.A Kartini	Kartini	(R.A)	Haris
2	dr. R.M Nurrachim	Nurrachim	(dr. R.M)	-
3	Kapten Jono	Jono	(Kapten)

 

(8)        Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Ida Bagus Putu Arsana	Arsana	Putu	Ida Bagus
2	I Made Putu Wirawan	Wirawan	Putu	I Made

 

(9)        Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of		Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Michael D’ Agostino	DAgostino	Abdul	-
2	Penelope D’Cruz	DCruz	Penelope	-

 

(10)      Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De, La, Della,

Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac,

Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von, Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of		Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Michael D’Agostino	DAgostino	Michael	-
2	Penelope D’Cruz	DCruz	Penelope	-

 

b) Mengindeks Nama Perusahaan

(1)  Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Persatuan Wartawan
	Indonesia	Wartawan	Indonesia	Persatuan
2	Ikatan Dokter Indonesia	Dokter	Indonesia	Ikatan
3	PT Pos Indonesia	Pos	Indonesia	PT

 

(2)  Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah popular  dengan nama singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis. Jika huruf tunggal, dipisahkan oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama, atau beberap huruf pertama, dari beberapa kata, seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satuunit tanpa tanda baca atau spasi. Kata yang disingkat (lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi.

Contoh:

Filling Segment		Ind	exing Order of	Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	MPR	M	P	R
2	UPI	UPI	-	-
4	UNPAD	UNPAD

 

(3)  Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Rumah Sakit Hasan
	Sadikin	Hasan	Sadikin	Rumah Sakit
2	Bandara Husein
	Sastranegara	Sastranegara	Husein	Bandara
3	Ayam Goreng Suharti	Suharti	Ayam Goreng

 

(4)  Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu unit.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	7 Day Market	Seven	Day	Market
2	Toko 711	Tujuh Sebelas	Toko	-
3	21 Movie	Twenty One	Movie	-

 

(5)  Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article, prepositions, conjunction, and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam pengindeksnya. Contoh kata-kata kecil dan symbol yang digunakan sebagai nama bisnis, yaitu sebagai berikut:

Article    : a, an, the

Prepositions : at, in, ut, off, by, to, with, for, of, over (di, diluar, oleh, untuk, dengan, untuk, dari lebih.

Conjunction       : and, but, or, nor (dan, tetapi, atau, atau)

Symbols            : &, $, #, % Contoh:

Filling Segment			Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4
1	A & A Drilling	A	and	A	Drilling
2	A Clean House	A	Clean	House
3	The $ Shop	Dollar	Shop	the

 

(6)  Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of U		nit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Bandara Soekarno-
	Hatta	SoekarnoHatta	Bandara	-
2	Inter-Asia Services	InterAsia	Service	-

 

 

c) Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

(1)  Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.

Contoh:

	Filling Segment	Ind	exing Order of	Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Kementrian Pendidikan
	RI	Pendidikan	RI	-
2	Departemen Sosial	Sosial	Departemen	-

 

(2)  Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya.

Contoh:

	Filling Segment	Indexing Order of Unit
No	Nama	Unit 1	Unit 2	Unit 3
1	Kota Bandung	Bandung	Kota	-
2	Provinsi Jawa Barat	Jawa	Barar	Provinsi