JENIS JENIS ADMINISTRASI

 

1. Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

Dalam bahasa Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan

kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.    Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam bukunya  Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian dari unsur administrasi berikut.

a.    Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.  

b.    Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawankaryawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c.    Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

 

 

d.    Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.    Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.     Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g.    Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.    Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

 

3.    Fungsi Administrasi

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.

            Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

 

a.    Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b.    Fungsi Teknis

Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

c.    Fungsi Analisis

Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

d.    Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim.

e.    Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

4.    Jenis Administrasi 

 

Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian.

Beberapa jenis administrasi tersebut antara lain:

 

a.      Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah essai yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan tersebut.

 

 

b.     Administrasi Pembangunan

Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.

Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia.

Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika, merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.

c.      Administrasi Lingkungan

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

5.    Jenis Kerja Administrasi

 

Pengertian administrasi meliputi jenis -jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil kerjanya bisa di lihat dan bisa dipakai untuk menentukan kebijaksanaan organisasi. Berikut ini merupakan jenis-jenis kerja administrasi yang mungkin sudah Anda kuasai, antara lain : a. Akuntansi / Keuangan

Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akuntansi.

Fungsi akuntansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit. Sangat riskan kalau sebuah organisasi tanpa ada laporan keuangan, apalagi organisasi profit, bisa-bisa terjadi penyalahgunaan uang.

Akuntansi merupakan disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana cara menyusun keuangan yang benar. Ilmu akuntansi dipelajari sebagai bagian dari ilmu ekonomi keuangan, dan ilmu akuntansi menjadi pelajaran wajib di fakultas ekonomi.

Orang yang memiliki keahlian dibidang akuntansi dan sudah lulus dari pendidikan profesi akuntansi disebut akuntan. Ilmu akuntansi dasar bisa dipelajari di luar pendidikan formal, banyak lembaga pendidikan non formal yang menawarkan pendidikan kilat akuntansi dasar kepada masyarakat umum.

b.     Laporan Penjualan

Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.

c.      Inventori

Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan. Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam  bahan ajar . Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang.

d.     Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan. Melakukan kerja rekam medis tak sembarang orang bisa mengerjakan, hanya tenaga ahli yang memiliki sertifikasi medis dan pengetahuan dibidang rekam medis.

Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, selain mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Yang berhak membaca rekam medis adalah dokter, dan perawat. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.