KEGIATAN BELAJAR 6
MENERAPKAN PROSEDUR
PENCATATAN SURAT/ DOKUMEN
1. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Surat sebagian besar
berbentuk lembaran kertas. Ada yang
lembarannya tipis, sedang maupun
tebal. Di dalam surat terkandung
berbagai macam informasi sesuai
dengan kepentingan masing-masing.
Contoh surat dinas (surat yang
dikirimkan oleh kantor pemerintah)
adalah surat tugas, surat keputusan,
dan surat rekomendasi. Contoh surat niaga (surat dagang) adalah suratpenawaran dan surat pesanan. Semuanya dapat digolongkan ke dalam surat-
surat penting. Bahkan ada yang sifatnya vital, yang tidak boleh hilang untuk
seumur hidup karena apabila hilang akan mengalami kesulitan. Misalnya, ijazah,
akta, dan surat tanah. Oleh sebab itu, supaya surat-surat tersebut tidak
hilang/rusak, maka sangat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis
yang mengatur tentang surat-surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi
suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:
1. surat akan tercatat dengan baik;
2. prosedur penanganan surat jelas;
3. surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan;
4. rahasia akan terjaga.
Kerugian yang di peroleh penangan surat tidak baik antara lain :
1. surat dan informasinya bisa hilang;
2. kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata;
3. surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
2. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelanggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang
digunakan, yaitu:
a. Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas
menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk
menangani surat keluar atau surat masuk. Unit ini mempunyai beberapa
pekerja yang bertugas untuk menangani satu bidang pekerjaan (juru), sepertijuru terima surat, juru catat, dan juru simpan. Pola ini lebih banyak dipakai pada
lembaga pemerintahan atau BUMN. Namun, tidak menutup kemungkinan ada
beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini.
b. Pola Desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian
dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau
sekretariat di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh
seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada
unit masing-masing. Pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta, karena
lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
3. Sistem Pengurus Surat
Pengurus surat (surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan beberapa
cara, yaitu sebagai berikut.
1. Sistem buku Agenda (sistem tradisional).
2. Sistem Kartu Kendali (sistem pola baru modern).
3. Sistem Takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI.
Di Indonesia, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali banyak digunakan oleh
suatu instansi atau perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan
ada yang menggunakan kartu kendali. Namun, memang yang paling banyak
digunakan adalah sistem buku agenda, kalau pun ada yang menggunakan sistem
kartu kendali itu pun terbatas di lingkungan kantor pemerintahan tertentu saja yang
biasanya volume surat menyuratnya sangat tinggi. Sistem buku agenda sudah ada
sejak zaman pemerintahan Hindia belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach
yang telah digunakan sebelumnya. Sementara itu, sistem kartu kendali baru tercipta
sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang
dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN
(Lembaga Administrasi Negara). Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan
yang ada di sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda pencatatan
hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu
yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus
mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya mencapai ratusan
bahkan bisa ribuan. Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa
dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam
penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
4. Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai
berikut.
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya
dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip. Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu
kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas
penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti
ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah
diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat,
maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika
sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha
atau bagian administrasi.
b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan agenda. Ada beberapa
macam buku agenda yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan
surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku agenda verbal (surat keluar), dan
buku agenda berpasangan.
1) buku agenda surat masuk
bahan ajar ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.
Contoh:
bahan ajar ini digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan
dikirimkan kepada pihak lain.
Contoh:
3) buku agenda berpasangan
buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat
keluar yang digabungkan menjadi satu.
Contoh:
Contoh:
Tanggal Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda : 2
Tanggal Diteruskan : 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan agendaris)
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan
surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat
menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Contoh:
Format Lembar Disposisi
Baris 1, 2, 3, dan 5 diisi oleh sekretaris
Baris 4 diisi oleh pimpinan
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang
ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang
dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak
sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1) buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2) buku ekspedisi ektern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
Format buku Ekspedisi
Nama
Penerima
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, sepeti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor.
5. Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak
tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintahan yang volume kegiatan
persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.
Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
Sebagai alat pelacak surat.
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
Sebagai pengganti bahan ajar agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
Lebih efisien.
Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
Menghilangkan pencatatan yang berulang.
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
Memudahkan penyusunan arsip.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu pula diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut
hanya surat masuk atau surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk
surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Begitu
pula dengan surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh
petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya
atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah
tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa,
maka dinyatakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam
penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
6. Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali
a. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa
semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan.
Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam
memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi
lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali
diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui
pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
1. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
2. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul
antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat
rahasia.
3. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
4. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau
kurir.
b. Pencatatan surat
Surat yang diterima oleh pencatat dinilai tiga kategori, yaitu surat penting, biasa,
atau rahasia.
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:
a. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat
rahasia.
b. Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengarah surat.
Contoh format kartu kendali
carbon copy dengan warna yang berbeda (putih, kuning, merah)
Kolom kartu kendali
- Indeks
Diisi indeks surat
- Kode
Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal
Diisi tanggal terima surat
- No urut
Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
- M / K
Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal
Diisi hal surat
- Isi ringkasan
Diisi ringkasan surat
- Lampiran
Lampiran surat
- Dari
Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
- Kepada
Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat
Diisi tanggal surat
- No surat
Diisi nomor surat
- Pengolah
Diisi unit pengolah
- Paraf
Diisi paraf pengolah surat
Catatan
c. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan.
Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut:
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah kartu kendali.
4) Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit Pengolah tediri dari bagian-bagian berikut.
1) Tata Usaha unit pengolah
Tugasnya:
a) Menerima surat kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan
kepada penata arsip, kartu kendali 3 melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang
diisi oleh pimpinan unit pengolah
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar
disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat
tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama.
Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat
berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan
kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kerasipan oleh
penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya :
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata
usaha unit pengolah.
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2
kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya:
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit
pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip:
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan
disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit
pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar
kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
No comments:
Post a Comment